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Politique de confidentialité et d’utilisation des cookies
Médecins sans Frontières France (ci-après « MSF ») propose le ChatBot LIGObot pour vous accompagner dans l’utilisation du logiciel de gestion des ressources humaines LIGO auquel vous avez accès en tant que collaborateur (salariés, alternants, stagiaires, …).
MSF accorde la plus grande importance à la confidentialité des informations de ses collaborateurs et vous trouverez dans cette politique de confidentialité et d’utilisation des cookies des informations sur la manière dont vos données personnelles sont collectées et utilisées dans le cadre de l’usage du ChatBot LIGObot.
Cette politique n’a pas vocation à vous informer sur comment MSF traite vos données de manière générale en tant que salariés, alternants ou stagiaires. Ces informations sont disponibles sur myMSF.
Cette politique de confidentialité a été mise à jour en mars 2025.
Préambule
Les données personnelles désignent toutes les informations permettant de vous identifier, de manière directe ou indirecte.
Par exemple, sont considérées comme des données personnelles vos coordonnées (ex: nom, prénom, email) mais également un numéro d’identifiant (ex: adresse IP), etc.
MSF ne collecte que les données personnelles strictement nécessaires pour que le ChatBot LIGObot puisse répondre à vos questions et vous aider à accéder et utiliser LIGO.
1. La réglementation applicable
La présente Politique de confidentialité repose principalement sur deux textes :
- Le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, (ci-après “RGPD”) ;
- La loi n°78/17 du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après “loi Informatique et Libertés”).
2. Le responsable du traitement et le délégué à la protection des données
Conformément à la réglementation (RGPD, Art. 7), le responsable du traitement est l’entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement.
Le responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de l’usage du le ChatBot LIGObot depuis le site https://ligo-chatbot.msf.net (ci-après le « Site ») est :
Médecins Sans Frontières
14-34 Avenue Jean Jaurès
75019 Paris
Tél. : +33(0)1.40.21.29.29
Le délégué à la protection des données est joignable à l’adresse email suivante : dpo@paris.msf.org.
3. Les modalités de traitement de vos données personnelles
3.1. Comment MSF collecte vos données ?
Vos données personnelles sont collectées directement auprès de vous en fonction des informations que vous renseignez lors de votre conversation avec le ChatBot LIGObot.
Par ailleurs, des informations vous concernant peuvent être collectées par l’intermédiaire de cookies déposées sur le disque dur de votre terminal lorsque vous naviguez sur le Site : https://ligo-chatbot.msf.net. Pour plus d’information sur l’utilisation des cookies, veuillez consulter le paragraphe 5 de la présente politique.
3.2. Quelles sont les données collectées ?
Vous n’avez pas besoin de fournir votre adresse email MSF ni vos identifiants LIGO pour utiliser le ChatBot LIGObot.
Les seules informations collectées par MSF sont votre demande et celles que vous renseignez dans vos messages lors de votre conversation avec le ChatBot LIGObot.
Renseigner votre demande dans le ChatBot est nécessaire pour utiliser le service, mais vous n’avez pas besoin de renseigner d’informations permettant de vous identifier.
3.3. Pourquoi collectons-nous ces données ?
Votre demande renseignée dans le ChatBot LIGObot est collectée et traitée afin de vous fournir un support adapté et répondre à vos questions concernant l’accès et l’usage de LIGO. Le ChatBot LIGObot utilise l’intelligence artificielle pour analyser votre demande et apporter les réponses appropriées de manière automatisée. Les informations que vous renseignez et les réponses qui vont sont apportées ne sont pas réutilisées pour entrainer le modèle d’intelligence artificielle utilisé par le ChatBot LIGObot. Ce traitement de données est fondé sur l’intérêt légitime de MSF à optimiser l’accompagnement de ses collaborateurs dans l’usage du logiciel de gestion des ressources humaines.
Vos demandes sont également utilisées à des fins statistiques pour comprendre comment le ChatBot LIGObot est utilisé et améliorer le support qui vous est apporté. Ce traitement de données est fondé sur l’intérêt légitime de MSF à mesurer les performances du ChatBot, comprendre son usage et à l’améliorer pour optimiser l’accompagnement des collaborateurs.
3.4. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Votre demande et les informations que vous renseignez dans votre demande ne sont conservées que pendant un court laps de temps permettant au modèle d’intelligence artificielle utilisée par le ChatBot d’analyser la demande et y apporter la réponse adaptée. Vos données ne sont donc pas conservées et la conversation avec le ChatBot disparaitra lorsque vous fermerez la fenêtre du navigateur.
3.5. Qui sont les destinataires de vos données ?
Pour vous fournir un support via le ChatBot LIGObot, MSF utilise le modèle d’Azure OpenAI. Microsoft est donc destinataire de vos données pour pouvoir fournir les réponses à vos demandes que vous saisissez dans le ChatBot. En revanche, aucune information que vous saisissez ou que vous recevez n’est transmise à OpenAI. Par ailleurs, Microsoft ne les réutilise pas pour entrainer son modèle d’intelligence artificielle ni ses produits ou services ou ceux de tiers.
Le modèle d’intelligence artificielle est entrainé par MSF sur la base de la documentation produite par MSF pour le support Ligo.
3.6. Vos données sont-elles transférées en dehors de l’UE ?
Les données que vous saisissez dans le ChatBot et les réponses qui vous sont fournies peuvent transiter temporairement en dehors de l’Union Européenne dans les ressources Microsoft mais elles ne sont pas stockées.
Par ailleurs, certaines données, notamment celles concernant votre appareil et vos connexions, pourraient également être transférées en dehors de l’Union européenne notamment aux Etats-Unis par Microsoft en particulier à des fins de sécurité ou d’acheminement et de routage de contenus pour les ressources Microsoft.
MSF s’assure que de tel transfert de données en dehors de l’Union Européenne soit (i) effectué vers un pays faisant l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne au titre de l’article 45 du RGPD, ou (ii) encadré par des garanties appropriées titre de l’article 46 du RGPD, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne, ainsi que par des mesures techniques et organisationnelles permettant de garantir un niveau élevé de sécurité et de confidentialité des données, analogue à celui exigé par le RGPD.
3.7. Précisions sur l’intelligence artificielle
Le ChatBot LIGObot est un agent conversationnel qui utilise l’intelligence artificielle afin de vous apporter de l’aide pour l’usage de Ligo. Lorsque vous conversez avec ce chatbot, vous conversez donc avec une intelligence artificielle.
Le modèle d’intelligence artificielle est entrainé par MSF sur la base de la documentation produite par MSF pour le support Ligo. Les données que vous fournissez et que vous recevez ne sont pas utilisées pour entrer le modèle d’intelligence artificielle.
Vos données ne sont utilisées que pendant un court laps de temps permettant d’analyser la demande et y apporter la réponse adaptée mais elles ne sont pas conservées.
4. Vos droits individuels concernant vos données
4.1. De quels droits disposez-vous sur vos données personnelles ?
Au titre du RGPD, vous disposez des droits suivants sur les données personnelles vous concernant :
- le droit de demander la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées par MSF ;
- le droit de demander l’accès, la rectification, la suppression des données personnelles vous concernant qui font l’objet d’un traitement par MSF ;
- le droit de demander la limitation, c’est-à-dire le gel du traitement de vos données personnelles ou de vous opposer à tout moment au traitement de dos données personnelles par MSF.
Veuillez noter que vos données ne sont pas stockées et ne sont pas réutilisées pour entrainer le modèle d’intelligence artificielle du Chatbot LIGObot. Il est donc peu probable que les données utilisées permettent de vous identifier, auquel cas, vos droits individuels sur vos données ne trouveront pas à s’appliquer.
4.2. Comment les exercer ?
Vous avec la possibilité d’exercer vos droits individuels sur vos données par email en transmettant une demande à l’adresse suivante : dpo@paris.msf.org.
Votre demande indiquera le ou les droits que vous souhaitez exercer. Conformément à l’article 12.6 du RGPD, lorsque MSF aura des doutes raisonnables quant à l’identité de la personne exerçant ses droits, nous serons en mesure de vous demander des informations nécessaires pour confirmer qu’il s’agit bien de vous.
Si vous estimez ne pas parvenir à exercer vos droits auprès de MSF, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
5. L’utilisation des cookies sur le Site https://ligo-chatbot.msf.net
Lors de la consultation de notre Site, des informations relatives à votre navigation via votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) sur notre Site, sont susceptibles d'être enregistrées dans des fichiers "Cookies" de votre navigateur et par conséquent sur votre terminal ou des identifiants uniques attribués à votre appareil peuvent être collectés.
Seul l’émetteur d'un cookie est susceptible de lire ou de modifier des informations qui y sont contenues. Nous utilisons des cookies sur notre Site pour améliorer le service en fonction de vos attentes.
5.1. Qu'est-ce qu'un « cookie » ?
Un « cookie » est un fichier texte stocké sur le disque dur de votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) par le biais de votre logiciel de navigation à l'occasion de la consultation d'un service en ligne. Il existe également d’autres types de traceur qui sont déposés ou lus lors de la consultation d’un site web, comme les identifiant généré par un logiciel ou un système d’exploitation.
Différents types de cookies et traceurs peuvent être déposés par l’intermédiaire du Site, certains sont nécessaires lors de la navigation et d’autres sont utilisées pour la mesure d’audience. Aucun cookie de publicité ciblée n’est déposé sur le Site https://ligo-chatbot.msf.net.
5.1.1. Strictement nécessaires
Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement du Site et ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes. Ils sont généralement établis en tant que réponse à des actions que vous avez effectuées et qui constituent une demande de services. Vous pouvez configurer votre navigateur afin de bloquer ou être informé de l'existence de ces cookies, mais certaines parties du Site peuvent être affectées. Ces cookies ne stockent aucune information d’identification personnelle.
5.1.2. Performance (mesure d'audience)
Ces cookies nous permettent de déterminer le nombre de visites et les sources du trafic, afin de mesurer et d’améliorer les performances de notre Site. Ils nous aident également à identifier les pages les plus / moins visitées et d’évaluer comment les visiteurs naviguent sur le Site. Toutes les informations collectées par ces cookies sont agrégées et donc anonymisées. Si vous n'acceptez pas ces cookies, nous ne serons pas informés de votre visite sur notre Site.
5.2. Comment utilisons-nous les cookies ?
5.2.1. Les cookies émis par Médecins Sans Frontières (MSF) sur le Site https://ligo-chatbot.msf.net
Lorsque vous vous connectez à notre site, sous réserve de vos préférences et paramétrages de navigateur, nous pouvons déposer des cookies sur votre terminal afin de reconnaître le navigateur de votre terminal pendant toute la durée de validité du cookie concerné.
Ces cookies vont nous permettre de :
1. Établir des statistiques et volumes de fréquentation et d'utilisation des divers éléments composant notre Site (rubriques et contenus visités, parcours) afin de l’améliorer ;
2. Adapter la présentation de notre Site aux préférences d'affichage de votre terminal (langue utilisée, résolution d'affichage, système d'exploitation utilisé, etc.) lors de vos visites sur notre Site ;
3. Mettre en œuvre des mesures de sécurité.
5.3. En pratique
5.3.1. Paramétrer vos choix concernant les cookies
Lors de votre première visite sur le Site https://ligo-chatbot.msf.net de Médecins Sans Frontières (MSF), un bandeau vous informe de l’utilisation de cookies et traceurs et vous permet d’accepter, de refuser les cookies ou de les paramétrer.
Vous pouvez à tout moment changer vos paramétrages pour accepter ou refuser les cookies en cliquant sur le bouton en bas à gauche de chaque page. Sachez que le paramétrage des cookies va influencer votre navigation.
Si vous avez accepté l’enregistrement de cookies dans votre terminal, les cookies intégrés dans les pages et contenus que vous avez consultés, pourront être stockés temporairement dans un espace dédié de votre terminal. Ils y seront lisibles uniquement par leur émetteur.
5.3.2. Le refus des cookies
Si vous refusez l'enregistrement des cookies que nous émettons, ou si vous supprimez ceux que nous avons enregistrés, certaines fonctionnalités du Site pourraient être désactivées. Vous pouvez à tout moment modifier les paramétrages. Le refus des cookies ne permet plus de suivre votre navigation.
5.3.3. La durée de conservation des cookies
La durée de conservation d’un cookie déposé sur votre navigateur est de 13 mois maximum. A l’issue des 13 mois, le cookie est effacé.
Nous conservons en outre vos choix relatifs aux cookies pendant 6 mois, à la suite desquels le bandeau cookies vous sera à nouveau présenté pour une nouvelle acceptation des cookies.
6. Mise à jour de la politique de confidentialité et d’utilisation des cookies
MSF est susceptible de modifier la présente Politique de confidentialité et d’utilisation des cookies. Si nous souhaitons utiliser vos données personnelles d’une manière différente de celle que nous avons déjà porté à votre attention, ces modifications vous seront notifiées de manière visible sur notre Site.
